La dématérialisation : de nombreux avantages pour les PME

Le tout-numérique n’arrête pas son progrès, et depuis quelques années il s’installe dans le monde de l’entreprise. La dématérialisation des documents est un enjeu de taille dans ce contexte puisque touchant à l’archivage et à des aspects économiques.

Pourquoi envisager la dématérialisation de ses documents ?

Les PME sont souvent plus sensibles et réactives aux innovations numériques que les grandes entreprises. Mais elles sont aussi bien plus prudentes dans les dépenses. Heureusement la dématérialisation des documents présente de nombreux avantages :

  • Une réduction du coût moyen d’une facture de 50 à 70%
  • Un temps de traitement réduit
  • Des espaces de stockage physique qui disparaissent
  • Une gestion et une organisation plus simple
  • Un geste écologique avec des économies de papier

Quels outils pour une dématérialisation réussie ?

Salle archive avec des étagères remplies de dossiers

Bon c’est bien beau tout ça, mais concrètement, comment on s’y prend ? La première phase consiste en la numérisation des documents papiers. Ils seront ainsi insérés dans la solution ged. Les logiciels ged SAAS permet de traiter, suivre les évolutions, classer, rechercher et diffuser les documents électroniques.

Plusieurs options sont disponibles avec ce type de logiciel comme la signature électronique des documents, le workflow, l’indexation par codes-barres, etc. Un audit des systèmes informatiques déjà présents ainsi qu’un audit documentaire sont conseillés avant de se lancer dans l’installation d’un logiciel GED.

L’obligation des factures électroniques pour les PME

Au 1er janvier 2019, les PME seront dans l’obligation de transmettre à leurs clients publics des factures fournisseurs électroniques. Cette obligation est déjà en place pour les grandes entreprises depuis 2017. Les institutions publiques sont dans l’obligation d’accepter les factures électroniques depuis 2012.

La clause de dématérialisation étant de plus en plus présente dans les marchés publics, il est nécessaire pour led PME de s’atteler rapidement à la dématérialisation des factures fournisseurs.