Comment gagner en efficacité avec la méthode 5S ?

La méthode 5S est une technique de management japonaise visant à améliorer de manière significative l’efficacité et la productivité des professionnels. Comment fonctionne cette méthode d’organisation personnelle ? Comment permet-elle d’introduire plus de rigueur au sein d’une entreprise ? En quoi permet-elle de gagner en efficacité ? Stratégie PME fait le point.

Quelle est l’origine de la méthode 5s ?

La méthode 5S est une méthode d’organisation personnelle fondée sur le classement. Elle tire son appellation de la première lettre des 5 buts suivants :

SEIRI = Débarras
SEITON = Rangement
SEISO = Nettoyage
SEIKETSU = Ordre
SHITSUKE = Rigueur

Chacune des opérations listées permet aux décideurs d’améliorer leur propre efficacité, mais aussi celle de leur équipe par le biais notamment :

  • D’un tri et d’une hiérarchisation des éléments de travail matériels / immatériels
  • D’une optimisation du rangement
  • D’un nettoyage de l’espace de travail
  • D’une standardisation des procédures de travail

Les résultats de cette méthode ont été mesuré tant en productivité qu’en satisfaction du personnel. En moyenne l’application de la méthode 5S permet de gagner 1h par jour et par personne (source : Trapec).

Comment appliquer la méthode 5S ?

Des entreprises spécialisées comme Trapec proposent des formations en organisation personnelle. La méthode Trapec est à ce titre une transposition de la méthode 5S. Elle vise à supprimer les effets d’une mauvaise organisation (stress, inconfort, difficulté d’accès à l’information) pour gagner en efficacité dans le cadre du travail.

Les experts Trapec accompagnent ainsi les professionnels dans :

  • L’instauration d’une logique de classement et d’organisation personnelle commune à tous les collaborateurs
  • La rationalisation du classement papier et numérique, notamment via l’utilisation du logiciel GED (Gestion Electronique de Documents)
  • L’amélioration de la gestion du temps pour faire face aux imprévus
  • L’optimisation de la gestion de l’information : apprendre à distinguer ce qui est à jeter, à conserver et/ou à classer